Deskripsi pekerjaan
Staf Administrasi Hibah bertanggung jawab langsung kepada Manager Hibah atau Asisten Manager Hibah dalam mengelola siklus administrasi hibah. Peran ini mencakup pengelolaan database proposal, dukungan teknis dalam penelaahan anggaran, pelaksanaan panel proposal, hingga pendampingan mitra dalam pelaporan keuangan dan penutupan kerja sama hibah sesuai dengan panduan organisasi.
Tanggung jawab: Menerima, mencatat dan mengadministrasikan proposal yang masuk untuk keperluan database; Mendukung Manager Hibah/Asisten Manager Hibah dalam menelaah rencana anggaran yang disampaikan calon mitra dan membuat catatan untuk pembahasan pada Panel Proposal; Mendukung pelaksanaan Panel Proposal calon mitra hibah dan memfinalisasi dokumen Berita Acara Panel beserta lampirannya; Mendukung pelaksanaan tindak lanjut keputusan penerimaan dan/atau penolakan proposal, termasuk memberikan pendampingan perbaikan rencana anggaran; Mendukung proses Uji Tuntas calon mitra hibah dan memastikan kelengkapan Laporan Uji Tuntas dan Berita Acara Uji Tuntas; Mendukung proses penerbitan Perjanjian Hibah antara Yayasan KEHATI dengan mitra penerima hibah, termasuk memastikan penggunaan form, kelengkapan dokumen pendukung, dan tata waktu sesuai GMPP; Menyiapkan kelengkapan dokumen pengajuan pembayaran dana hibah untuk mitra penerima hibah sesuai Perjanjian Hibah; Mendukung pelaksanaan peningkatan kapasitas mitra penerima hibah khususnya terkait dengan pengelolaan dan pelaporan keuangan, beserta dokumen pendukung yang diperlukan; Mengingatkan mitra penerima hibah untuk menyampaikan laporan keuangan tepat waktu sebagaimana disepakati pada Perjanjian Hibah; Mendukung proses pemeriksaaan laporan keuangan yang disampaikan mitra penerima hibah, dan memberikan pendampingan perbaikan laporan keuangan jika diperlukan; Mengkomunikasikan hasil pemeriksaan keuangan yang mengindikasikan tindakan yang tidak sesuai dengan “Panduan Pengelolaan Dana Hibah” kepada Manager Hibah/Asisten Manager Hibah; Menyiapkan Surat Notifikasi Penutupan Kerja Sama Hibah; Mendukung proses penutupan hibah dan penerbitan dokumen Laporan Penutupan Hibah atau Grant Closeout Report (GCR) yang ditandatangani oleh para pihak.
Kualifikasi: Sarjana (S1) segala jurusan, khususnya administrasi, akuntansi, ilmu sosial, atau bidang terkait lainnya; Memiliki pengalaman minimal 2 tahun terkait implementasi program, dukungan operasional, dan administrasi, diutamakan terkait pengelolaan dana hibah; Mahir berbahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulisan); Memiliki kemampuan organisasi, komunikasi, dan interpersonal yang baik; Memiliki kompetensi yang kuat dalam administrasi keuangan dan pengelolaan/pengarsipan data; Mahir Microsoft Office Excel dengan baik merupakan suatu keharusan.
Tanggung jawab
- Menerima, mencatat dan mengadministrasikan proposal yang masuk untuk keperluan database
- Mendukung Manager Hibah/Asisten Manager Hibah dalam menelaah rencana anggaran yang disampaikan calon mitra dan membuat catatan untuk pembahasan pada Panel Proposal
- Mendukung pelaksanaan Panel Proposal calon mitra hibah dan memfinalisasi dokumen Berita Acara Panel beserta lampirannya
- Mendukung pelaksanaan tindak lanjut keputusan penerimaan dan/atau penolakan proposal, termasuk memberikan pendampingan perbaikan rencana anggaran
- Mendukung proses Uji Tuntas calon mitra hibah dan memastikan kelengkapan Laporan Uji Tuntas dan Berita Acara Uji Tuntas
- Mendukung proses penerbitan Perjanjian Hibah antara Yayasan KEHATI dengan mitra penerima hibah, termasuk memastikan penggunaan form, kelengkapan dokumen pendukung, dan tata waktu sesuai GMPP
- Menyiapkan kelengkapan dokumen pengajuan pembayaran dana hibah untuk mitra penerima hibah sesuai Perjanjian Hibah
- Mendukung pelaksanaan peningkatan kapasitas mitra penerima hibah khususnya terkait dengan pengelolaan dan pelaporan keuangan, beserta dokumen pendukung yang diperlukan
- Mengingatkan mitra penerima hibah untuk menyampaikan laporan keuangan tepat waktu sebagaimana disepakati pada Perjanjian Hibah
- Mendukung proses pemeriksaaan laporan keuangan yang disampaikan mitra penerima hibah, dan memberikan pendampingan perbaikan laporan keuangan jika diperlukan
- Mengkomunikasikan hasil pemeriksaan keuangan yang mengindikasikan tindakan yang tidak sesuai dengan “Panduan Pengelolaan Dana Hibah” kepada Manager Hibah/Asisten Manager Hibah
- Menyiapkan Surat Notifikasi Penutupan Kerja Sama Hibah
- Mendukung proses penutupan hibah dan penerbitan dokumen Laporan Penutupan Hibah atau Grant Closeout Report (GCR) yang ditandatangani oleh para pihak
Kualifikasi
- Sarjana (S1) segala jurusan, khususnya administrasi, akuntansi, ilmu sosial, atau bidang terkait lainnya
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun terkait implementasi program, dukungan operasional, dan administrasi, diutamakan terkait pengelolaan dana hibah
- Mahir berbahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulisan)
- Memiliki kemampuan organisasi, komunikasi, dan interpersonal yang baik
- Memiliki kompetensi yang kuat dalam administrasi keuangan dan pengelolaan/pengarsipan data
- Mahir Microsoft Office Excel dengan baik merupakan suatu keharusan
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Contract
- Pendidikan
- S1
- Gaji
- Negosiasi