Area Controller & Coordinator POS

Deskripsi Pekerjaan

Tanggung Jawab

• A. Operasional POS & Standar Kualitas
• 1. Memastikan seluruh POS di area beroperasi sesuai standar Paletaswey — display produk, kebersihan, suhu freezer, FEFO, posisi freezer dengan sirkulasi udara yang baik, dan kelengkapan operasional harian
• 2. Melakukan kunjungan rutin ke setiap POS di area — memverifikasi kondisi lapangan secara langsung, bukan hanya berdasarkan laporan
• 3. Mengidentifikasi dan menangani setiap penyimpangan dari standar secara langsung — memberikan arahan korektif kepada MD dan memastikan tindak lanjut terlaksana
• 4. Memastikan pembukaan POS baru di area dilakukan dengan benar — survey lokasi terlebih dahulu, checklist kelayakan (akses, ventilasi, instalasi listrik), persiapan produk awal sesuai rencana, dan monitoring intensif 7 hari pertama
• B. Supervisi MD & Standar Kerja Tim Lapangan
• 1. Menyusun jadwal kerja MD secara terstruktur — rute kunjungan, frekuensi, dan prioritas area berdasarkan kondisi lapangan
• 2. Memastikan MD menjalankan checklist kunjungan POS: suhu freezer, kebersihan, FEFO, display, dan kondisi aset
• 3. Menerima laporan dari MD terkait temuan di lapangan dan memastikan setiap temuan ditindaklanjuti — bukan sekadar dicatat
• 4. Memberikan arahan, briefing, dan tindakan korektif kepada MD secara berkala
• 5. Meakukan evaluasi kinerja MD secara rutin dan melaporkan hasilnya kepada Head of Controller & Koordinator
• C. Manajemen Warehouse Cabang & Stok
• 1. Memastikan warehouse cabang di area dikelola dengan tertib — stok tercatat, produk disimpan sesuai standar (FEFO), dan tidak ada barang tanpa kejelasan status
• 2. Memastikan semua aktivitas inbound (penerimaan) dan outbound (pengiriman keluar) dari warehouse cabang terdokumentasi dengan benar dan tercatat di sistem
• 3. Melakukan atau mengawasi stock opname secara berkala — memastikan tidak ada selisih antara data dan kondisi fisik
• 4. Bertanggung jawab atas keamanan dan kerapian warehouse cabang — tidak ada produk yang tersimpan sembarangan atau tanpa label yang jelas
• Catatan: Warehouse cabang adalah ekstensi dari operasional HO di area — standar pencatatan dan kebersihannya wajib sama dengan HO
• D. Logistik Inbound & Outbound Area
• 1. Memastikan pengiriman produk dari HO ke seluruh POS di area berjalan tepat waktu dan sesuai kebutuhan aktual masing-masing POS
• 2. Menjadi pengambil keputusan untuk kendala logistik di area — termasuk pemilihan moda pengiriman alternatif (ekspedisi, travel, pengiriman udara) jika pengiriman reguler terganggu
• 3. Berkoordinasi dengan Head of Controller & Coordinator dan ACC Bali HO untuk pengiriman dari HO ke area — termasuk jadwal, kuantitas, dan kondisi produk yang akan dikirim
• 4. Memastikan tidak ada POS di area yang mengalami kehabisan stok akibat keterlambatan pengiriman yang tidak diantisipasi
• E. Product Return Control
• 1. Memastikan semua produk return dari POS tercatat dengan lengkap — jumlah, kondisi, alasan return, dan asal POS
• 2. Memastikan tidak ada penumpukan produk return di POS — setiap return memiliki jadwal penarikan yang jelas dan tidak melewati batas waktu yang ditentukan
• 3. Tidak ada produk yang kembali ke warehouse cabang atau HO tanpa dokumen retur yang valid dan approval dari ACC
• 4. Melaporkan status product return secara berkala kepada Head of Controller & Koordinator — termasuk tren return yang perlu dievaluasi
• Catatan: Return yang tidak terdokumentasi adalah akar dari komplain customer konsinyasi. Tidak ada toleransi untuk return tanpa data
• F. Maintenance & Kondisi Aset
• 1. Bertanggung jawab atas kondisi seluruh freezer dan equipment di POS dalam area — memastikan tidak ada yang over heating atau beroperasi di luar standar suhu
• 2. Menyusun dan menjalankan jadwal maintenance preventif untuk seluruh aset di area — tidak menunggu kerusakan, tetapi merencanakan perawatan sebelum masalah terjadi
• 3. Melakukan analisa root cause setiap kali terjadi kerusakan dan memastikan langkah pencegahan dijalankan agar kerusakan tidak berulang
• 4. Berkoordinasi dengan tim MEP (inhouse atau freelance) untuk pelaksanaan maintenance — menyusun jadwal dan memastikan pekerjaan MEP selesai sesuai standar
• 5. Memastikan seluruh aset di area tercatat — tidak ada aset yang hilang atau tidak termonitor keberadaannya
• G. Penjadwalan Tim & Koordinasi Operasional
• 1. Menyusun agenda kerja mingguan untuk seluruh tim di area: MD (jadwal kunjungan POS), MEP (jadwal maintenance), Warehouse (jadwal operasional gudang)
• 2. Memastikan tidak ada tumpang tindih jadwal yang menyebabkan area atau POS tidak terlayani
• 3. Berkoordinasi dengan ACC area lain dan Head of Controller untuk kebutuhan yang memerlukan sumber daya lintas area — terutama untuk tim MEP dan logistik
• 4. Menjadi satu-satunya pintu koordinasi antara area dan tim-tim lain (HO, Finance, Accounting) — tidak ada anggota tim yang boleh bypass ACC dalam berkomunikasi dengan departemen lain
• H. Budget Request & Pelaporan
• 1. Menyusun dan mengajukan permintaan anggaran operasional area secara terencana — setiap pengajuan dilengkapi dengan justifikasi yang jelas dan dokumen pendukung
• 2. Menginput dan mengupdate seluruh aktivitas, masalah, dan status penyelesaian secara harian
• 3. Menyampaikan laporan harian kepada Head of Controller & Coordinator: total masalah masuk, status (Open / In Progress / Done), dan kendala utama
• 4. Melakukan review mingguan atas performa area dan menyampaikan rekomendasi perbaikan kepada Head of Controller & Coordinator