Deskripsi pekerjaan
Posisi ini bertanggung jawab penuh dalam mengelola seluruh proses persiapan tender, mulai dari dokumentasi hingga koordinasi dengan pemangku kepentingan internal maupun eksternal. Peran ini sangat krusial untuk memastikan kepatuhan perusahaan terhadap persyaratan klien dan standar tata kelola yang berlaku. Spesialis ini akan mengoordinasikan pengumpulan dokumen dari berbagai fungsi, memastikan kelengkapan dan ketepatan waktu pengajuan, serta mengelola basis data tender. Selain itu, peran ini melibatkan analisis dokumen teknis dan administratif, penyusunan proposal, serta pemeliharaan data perusahaan pada portal e-Procurement untuk mendukung keberhasilan bisnis perusahaan.
Tanggung jawab: Mengelola dan menyiapkan semua dokumen tender administratif dan teknis; Menyiapkan dokumen tender sesuai persyaratan dan melakukan tinjauan dokumen untuk mengidentifikasi semua persyaratan administratif, teknis, hukum, HSE, dan kepatuhan; Mengoordinasikan pengumpulan dokumen dari semua fungsi terkait dan memastikan dokumen diterima lengkap, dalam format yang benar, dan tepat waktu; Menyiapkan dan mengelola Tender Tracker, Tender Database, Document Register, serta memantau status kelengkapan dokumen dan validitas sertifikasi, izin, dan dokumen pendukung; Menyiapkan proposal, ringkasan eksekutif, dan materi pendukung sesuai kebutuhan untuk proses tender; Mendaftarkan dan memelihara data perusahaan pada portal e-Procurement/Vendor Management System yang diperlukan untuk tujuan bisnis; Mengoordinasikan dan menindaklanjuti dengan fungsi internal dan pihak terkait untuk memastikan kelengkapan dokumen sesuai jadwal tender; Memelihara sistem pengarsipan dan dokumentasi untuk semua dokumen tender agar terorganisir, terdokumentasi, mudah dilacak, dan dapat digunakan kembali; Menyiapkan laporan berkala mengenai perkembangan/status tender kepada manajemen; Memastikan semua proses persiapan tender dilaksanakan sesuai SOP, kebijakan perusahaan, persyaratan klien/pemilik, serta prinsip kepatuhan dan tata kelola.
Kualifikasi: Minimal S1 (Sarjana) dari bidang relevan; Minimal 5 tahun pengalaman kerja di bidang Tender, Sales, Marketing, Business Development, Commercial, Procurement, atau Operations, khususnya di bidang Security Services, Cleaning Services, Facility Management, Manpower Supply, Outsourcing, atau lay; Pemahaman yang baik tentang proses tender/pengadaan; Kemampuan kuat dalam menyiapkan, mengelola, meninjau, dan memastikan kelengkapan dokumen tender administratif dan teknis sesuai kebutuhan klien/pemilik; Kemampuan membaca, memahami, dan menganalisis dokumen tender seperti ITB, RKS, TOR, Scope of Work, Terms & Conditions, dan dokumen persyaratan lainnya; Pemahaman tentang kepatuhan dan tata kelola dalam proses tender, termasuk kemampuan mengidentifikasi persyaratan yang belum terpenuhi, dokumen kedaluwarsa, dokumen hilang, dan potensi risiko administratif/teknis; Kemahiran dalam Microsoft Office, khususnya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint, dengan kemampuan pengolahan dokumen; Kemampuan bekerja secara mandiri dan dalam tim, serta berkoordinasi dengan berbagai fungsi internal seperti Sales, Operations, HR, Finance, HSE, Legal, Procurement, dan fungsi terkait lainnya; Kemampuan dalam kontrol dokumen, pengarsipan, kontrol versi, dan manajemen basis data untuk memastikan semua dokumen tender terdokumentasi secara sistematis dan mudah diakses; Bersedia ditempatkan di Jakarta dan melakukan perjalanan dinas jika diperlukan untuk mendukung kegiatan tender.
Tanggung jawab
- Mengelola dan menyiapkan semua dokumen tender administratif dan teknis
- Menyiapkan dokumen tender sesuai persyaratan dan melakukan tinjauan dokumen untuk mengidentifikasi semua persyaratan administratif, teknis, hukum, HSE, dan kepatuhan
- Mengoordinasikan pengumpulan dokumen dari semua fungsi terkait dan memastikan dokumen diterima lengkap, dalam format yang benar, dan tepat waktu
- Menyiapkan dan mengelola Tender Tracker, Tender Database, Document Register, serta memantau status kelengkapan dokumen dan validitas sertifikasi, izin, dan dokumen pendukung
- Menyiapkan proposal, ringkasan eksekutif, dan materi pendukung sesuai kebutuhan untuk proses tender
- Mendaftarkan dan memelihara data perusahaan pada portal e-Procurement/Vendor Management System yang diperlukan untuk tujuan bisnis
- Mengoordinasikan dan menindaklanjuti dengan fungsi internal dan pihak terkait untuk memastikan kelengkapan dokumen sesuai jadwal tender
- Memelihara sistem pengarsipan dan dokumentasi untuk semua dokumen tender agar terorganisir, terdokumentasi, mudah dilacak, dan dapat digunakan kembali
- Menyiapkan laporan berkala mengenai perkembangan/status tender kepada manajemen
- Memastikan semua proses persiapan tender dilaksanakan sesuai SOP, kebijakan perusahaan, persyaratan klien/pemilik, serta prinsip kepatuhan dan tata kelola
Kualifikasi
- Minimal S1 (Sarjana) dari bidang relevan
- Minimal 5 tahun pengalaman kerja di bidang Tender, Sales, Marketing, Business Development, Commercial, Procurement, atau Operations, khususnya di bidang Security Services, Cleaning Services, Facility Management, Manpower Supply, Outsourcing, atau lay
- Pemahaman yang baik tentang proses tender/pengadaan
- Kemampuan kuat dalam menyiapkan, mengelola, meninjau, dan memastikan kelengkapan dokumen tender administratif dan teknis sesuai kebutuhan klien/pemilik
- Kemampuan membaca, memahami, dan menganalisis dokumen tender seperti ITB, RKS, TOR, Scope of Work, Terms & Conditions, dan dokumen persyaratan lainnya
- Pemahaman tentang kepatuhan dan tata kelola dalam proses tender, termasuk kemampuan mengidentifikasi persyaratan yang belum terpenuhi, dokumen kedaluwarsa, dokumen hilang, dan potensi risiko administratif/teknis
- Kemahiran dalam Microsoft Office, khususnya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint, dengan kemampuan pengolahan dokumen
- Kemampuan bekerja secara mandiri dan dalam tim, serta berkoordinasi dengan berbagai fungsi internal seperti Sales, Operations, HR, Finance, HSE, Legal, Procurement, dan fungsi terkait lainnya
- Kemampuan dalam kontrol dokumen, pengarsipan, kontrol versi, dan manajemen basis data untuk memastikan semua dokumen tender terdokumentasi secara sistematis dan mudah diakses
- Bersedia ditempatkan di Jakarta dan melakukan perjalanan dinas jika diperlukan untuk mendukung kegiatan tender
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- S1
- Gaji
- Negosiasi