Sekretaris

Deskripsi Pekerjaan

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, Teknik Industri, Teknik Sipil, atau jurusan terkait
• Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Secretary, Executive Assistant, Business Support, Sales Support, atau posisi sejenis
• Memiliki pengalaman mendukung level General Manager, Director, atau Management menjadi nilai tambah
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel (Pivot Table, XLOOKUP/VLOOKUP, IF, dan pembuatan dashboard) serta PowerPoint
• Memiliki kemampuan analisis data yang baik, terutama dalam mengolah data penjualan, pipeline proyek, forecasting, dan laporan kinerja
• Memahami proses bisnis Sales & Marketing Project, administrasi tender, penawaran, kontrak, serta dokumentasi proyek menjadi nilai tambah
• Mampu menyusun laporan analisis, presentasi bisnis, dan executive summary untuk kebutuhan manajemen
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang baik dengan berbagai departemen maupun pelanggan
• Memiliki kemampuan manajemen waktu, multitasking, serta mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu
• Teliti, proaktif, memiliki kemampuan problem solving, berpikir analitis, dan menjaga kerahasiaan informasi perusahaan
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan, menjadi nilai tambah
• Terbiasa menggunakan sistem ERP, CRM, atau aplikasi pelaporan bisnis (misalnya SAP, Oracle, Odoo, Salesforce, atau sejenisnya) menjadi nilai tambah

Tanggung Jawab

• Mengelola agenda, jadwal meeting, dan aktivitas harian General Manager Sales & Marketing Project
• Menyiapkan kebutuhan rapat, termasuk undangan, materi presentasi, notulen, dan tindak lanjut hasil meeting
• Mengelola surat-menyurat, email, serta dokumen yang berkaitan dengan aktivitas General Manager
• Membantu penyusunan laporan penjualan, pipeline proyek, dan laporan aktivitas tim Sales & Marketing Project
• Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data proyek, termasuk status progres, nilai proyek, peluang (opportunity), tingkat keberhasilan (win rate), serta potensi proyek yang akan datang sebagai bahan pengambilan keputusan General Manager
• Menyusun dashboard dan laporan analisis proyek secara berkala, meliputi pencapaian target, performa tim, forecast penjualan proyek, serta identifikasi kendala dan peluang bisnis
• Melakukan monitoring pipeline proyek mulai dari tahap lead, penawaran, negosiasi, hingga closing serta memberikan update berkala kepada General Manager
• Menganalisis data tender, kompetitor, tren pasar, dan histori penjualan proyek untuk mendukung penyusunan strategi Sales & Marketing Project
• Membantu melakukan evaluasi performa proyek berdasarkan KPI, omzet, margin, dan tingkat konversi proyek sebagai bahan review manajemen
• Melakukan koordinasi dengan tim internal maupun eksternal terkait jadwal, proyek, dan kebutuhan operasional
• Mengatur perjalanan dinas, akomodasi, dan administrasi perjalanan General Manager
• Mengarsipkan dokumen kontrak, proposal, penawaran, serta dokumen proyek secara sistematis
• Memantau dan mengingatkan General Manager terkait deadline pekerjaan, meeting, maupun agenda penting
• Membantu proses administrasi yang berkaitan dengan pelanggan, tender, dan proyek
• Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan serta dokumen strategis