Deskripsi pekerjaan
Kami mencari Personal Assistant to Director yang terorganisir, teliti, proaktif, dan mampu bekerja secara mandiri untuk mendukung Direktur dalam mengelola jadwal, administrasi, follow-up pekerjaan, kebutuhan keuangan, serta berbagai kebutuhan operasional. Posisi ini akan bekerja langsung dengan Direktur dan membutuhkan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi serta menangani berbagai pekerjaan dengan cepat, rapi, teliti, dan bertanggung jawab. Dalam bidang administrasi dan manajemen jadwal, pemegang peran bertugas mengelola kalender Direktur termasuk meeting, deadline project, tugas ad hoc, dan jadwal pribadi, serta menyusun sistem kalender dan workflow kerja yang terstruktur. Peran ini juga menyiapkan briefing agenda setiap pagi, rekap aktivitas mingguan setiap Jumat, memonitor tenggat waktu penting seperti pajak, BPJS, payroll, cicilan, sewa, dan perpanjangan dokumen, serta mengelola dan mengarsipkan dokumen secara fisik maupun digital. Pada aspek follow-up dan monitoring KPI, posisi ini bertugas mengumpulkan dan merekap laporan KPI divisi, melakukan follow-up kepada staff terkait action items dan deadline, serta memantau progres pekerjaan. Selain itu, posisi ini menangani bidang keuangan dan tagihan dengan menyiapkan dan mengirim invoice, memantau pembayaran dan piutang, memeriksa kesesuaian data pada quotation dan laporan, serta mencatat dan merekap transaksi serta pengeluaran pribadi Direktur tanpa kewenangan melakukan pembayaran. Peran ini juga melakukan sourcing dan pencarian vendor, barang, maupun jasa untuk kebutuhan kantor dan pribadi Direktur, mengurus kebutuhan administrasi pribadi, mengoordinasikan dokumen untuk keperluan notaris, bank, atau instansi pemerintah, serta menangani tugas administratif dan ad hoc lainnya sesuai kebutuhan Direktur. Posisi ini bersedia bekerja full-time di kantor Muara Karang, Pluit.
Tanggung jawab: Kami mencari Personal Assistant to Director yang terorganisir, teliti, proaktif, dan mampu bekerja secara mandiri untuk mendukung Direktur dalam mengelola jadwal, administrasi, follow-up pekerjaan, kebutuhan keuangan, serta berbagai kebutuhan operasi; Posisi ini akan bekerja langsung dengan Direktur dan membutuhkan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi serta menangani berbagai pekerjaan dengan cepat, rapi, teliti dan bertanggung jawab; 1. Administrasi & Manajemen Jadwal; Mengelola kalender Direktur, termasuk meeting, deadline project, tugas ad hoc, dan jadwal pribadi; Menyusun dan menjalankan sistem kalender serta workflow kerja yang terstruktur dan efisien; Menyiapkan briefing agenda dan jadwal Direktur setiap pagi serta rekap aktivitas mingguan setiap Jumat; Mengingatkan dan memonitor tenggat waktu penting seperti pajak, BPJS, payroll, cicilan, sewa, serta perpanjangan dokumen; Mengelola dan mengarsipkan dokumen perusahaan maupun pribadi secara rapi, baik secara fisik maupun digital; 2. Follow-up & Monitoring KPI; Mengumpulkan dan merekap laporan KPI dari setiap divisi sesuai jadwal; Melakukan follow-up kepada staff terkait tugas, action items, dan deadline yang telah diberikan oleh Direktur; Memantau progres pekerjaan dan melaporkan keterlambatan, kendala, atau hal yang membutuhkan perhatian Direktur; 3. Keuangan & Tagihan; Menyiapkan dan mengirim invoice serta memantau status pembayaran dan piutang; Memeriksa kesesuaian data dan nominal pada quotation, invoice, dan laporan sebelum dikirim atau diproses; Mencatat dan merekap transaksi serta pengeluaran pribadi Direktur, tanpa kewenangan melakukan pembayaran; 4. Sourcing & Kebutuhan Direktur; Melakukan sourcing, perbandingan harga, dan pencarian vendor, barang, maupun jasa untuk kebutuhan kantor dan pribadi Direktur; Mengurus kebutuhan administrasi pribadi Direktur, seperti tagihan rumah, asuransi, appointment, servis, dan kebutuhan lainnya; Menyiapkan serta mengoordinasikan dokumen yang diperlukan untuk keperluan notaris, bank, maupun instansi pemerintah; 5. Tugas Lainnya; Menangani tugas administratif, operasional, maupun ad hoc lainnya yang diberikan oleh Direktur sesuai kebutuhan.
Kualifikasi: Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Akuntansi, Keuangan, Administrasi, atau bidang terkait; Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Assistant to Director, Finance/Admin, AR/AP Admin, atau posisi sejenis; Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets, minimal menguasai SUM, VLOOKUP/XLOOKUP, Filter, dan Pivot Table dasar; Terbiasa menggunakan Google Calendar dan tools administrasi digital; Memiliki ketelitian tinggi dan terbiasa melakukan pengecekan serta menemukan ketidaksesuaian data; Mampu melakukan follow-up secara tegas, sopan, dan profesional; Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun informasi pribadi Direktur; Mampu bekerja secara mandiri dengan instruksi minimal dan memiliki inisiatif yang baik; Memiliki kemampuan organisasi dan time management yang baik; Fleksibel dalam menangani berbagai kebutuhan dan tugas ad hoc; Memiliki komunikasi yang baik, profesional, dan mampu menjaga hubungan kerja dengan berbagai pihak; Bahasa Inggris pasif hingga aktif menjadi nilai tambah; Pengalaman menggunakan Trello, Notion, ClickUp, atau project management tools lainnya menjadi nilai tambah; Bersedia bekerja full-time di kantor Muara Karang, Pluit.
Benefit: BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan; THR sesuai ketentuan yang berlaku; Bekerja langsung dan berkolaborasi dengan Direktur; Lingkungan kerja yang terstruktur dan profesional; Kesempatan untuk mendapatkan exposure langsung terhadap berbagai aspek bisnis dan operasional perusahaan.
Tanggung jawab
- Kami mencari Personal Assistant to Director yang terorganisir, teliti, proaktif, dan mampu bekerja secara mandiri untuk mendukung Direktur dalam mengelola jadwal, administrasi, follow-up pekerjaan, kebutuhan keuangan, serta berbagai kebutuhan operasi
- Posisi ini akan bekerja langsung dengan Direktur dan membutuhkan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi serta menangani berbagai pekerjaan dengan cepat, rapi, teliti dan bertanggung jawab
- 1. Administrasi & Manajemen Jadwal
- Mengelola kalender Direktur, termasuk meeting, deadline project, tugas ad hoc, dan jadwal pribadi
- Menyusun dan menjalankan sistem kalender serta workflow kerja yang terstruktur dan efisien
- Menyiapkan briefing agenda dan jadwal Direktur setiap pagi serta rekap aktivitas mingguan setiap Jumat
- Mengingatkan dan memonitor tenggat waktu penting seperti pajak, BPJS, payroll, cicilan, sewa, serta perpanjangan dokumen
- Mengelola dan mengarsipkan dokumen perusahaan maupun pribadi secara rapi, baik secara fisik maupun digital
- 2. Follow-up & Monitoring KPI
- Mengumpulkan dan merekap laporan KPI dari setiap divisi sesuai jadwal
- Melakukan follow-up kepada staff terkait tugas, action items, dan deadline yang telah diberikan oleh Direktur
- Memantau progres pekerjaan dan melaporkan keterlambatan, kendala, atau hal yang membutuhkan perhatian Direktur
- 3. Keuangan & Tagihan
- Menyiapkan dan mengirim invoice serta memantau status pembayaran dan piutang
- Memeriksa kesesuaian data dan nominal pada quotation, invoice, dan laporan sebelum dikirim atau diproses
- Mencatat dan merekap transaksi serta pengeluaran pribadi Direktur, tanpa kewenangan melakukan pembayaran
- 4. Sourcing & Kebutuhan Direktur
- Melakukan sourcing, perbandingan harga, dan pencarian vendor, barang, maupun jasa untuk kebutuhan kantor dan pribadi Direktur
- Mengurus kebutuhan administrasi pribadi Direktur, seperti tagihan rumah, asuransi, appointment, servis, dan kebutuhan lainnya
- Menyiapkan serta mengoordinasikan dokumen yang diperlukan untuk keperluan notaris, bank, maupun instansi pemerintah
- 5. Tugas Lainnya
- Menangani tugas administratif, operasional, maupun ad hoc lainnya yang diberikan oleh Direktur sesuai kebutuhan
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Akuntansi, Keuangan, Administrasi, atau bidang terkait
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Assistant to Director, Finance/Admin, AR/AP Admin, atau posisi sejenis
- Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets, minimal menguasai SUM, VLOOKUP/XLOOKUP, Filter, dan Pivot Table dasar
- Terbiasa menggunakan Google Calendar dan tools administrasi digital
- Memiliki ketelitian tinggi dan terbiasa melakukan pengecekan serta menemukan ketidaksesuaian data
- Mampu melakukan follow-up secara tegas, sopan, dan profesional
- Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun informasi pribadi Direktur
- Mampu bekerja secara mandiri dengan instruksi minimal dan memiliki inisiatif yang baik
- Memiliki kemampuan organisasi dan time management yang baik
- Fleksibel dalam menangani berbagai kebutuhan dan tugas ad hoc
- Memiliki komunikasi yang baik, profesional, dan mampu menjaga hubungan kerja dengan berbagai pihak
- Bahasa Inggris pasif hingga aktif menjadi nilai tambah
- Pengalaman menggunakan Trello, Notion, ClickUp, atau project management tools lainnya menjadi nilai tambah
- Bersedia bekerja full-time di kantor Muara Karang, Pluit
Benefit
- BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan
- THR sesuai ketentuan yang berlaku
- Bekerja langsung dan berkolaborasi dengan Direktur
- Lingkungan kerja yang terstruktur dan profesional
- Kesempatan untuk mendapatkan exposure langsung terhadap berbagai aspek bisnis dan operasional perusahaan
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- D3
- Gaji
- Rp 5.500.000 – Rp 6.500.000 per month