Deskripsi pekerjaan
Mendukung agenda, administrasi, komunikasi, dan tindak lanjut pekerjaan Direktur agar seluruh kegiatan berjalan efektif dan tepat waktu.
Tanggung jawab: Kami sedang mencari Personal Assistant to Director yang profesional, cekatan, rapi, dan memiliki kemampuan koordinasi yang kuat untuk mendukung aktivitas harian Direktur; Posisi ini bertanggung jawab membantu Direktur dalam mengatur agenda, menindaklanjuti pekerjaan, mempersiapkan rapat, mengoordinasikan komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal, serta memastikan setiap instruksi dan agenda Direktur dapat terlaksan; Kami mencari kandidat yang tidak hanya menunggu instruksi, tetapi juga mampu mengingatkan, mengantisipasi kebutuhan, melakukan follow-up, dan membantu Direktur bekerja secara lebih efektif; Mengatur dan mengelola jadwal harian, rapat, kunjungan, perjalanan dinas, dan agenda Direktur; Mengingatkan Direktur mengenai agenda, deadline, janji temu, dan pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti; Menyusun daftar prioritas dan memastikan setiap instruksi Direktur diteruskan kepada PIC terkait; Melakukan follow-up pekerjaan kepada manager, kepala divisi, staf, vendor, customer, dan pihak eksternal lainnya; Mempersiapkan kebutuhan rapat, termasuk jadwal, undangan, dokumen, data pendukung, dan notulen; Mendampingi Direktur dalam kunjungan kerja dan perjalanan dinas; Membuat rangkuman hasil rapat serta memantau progres tindak lanjut dari setiap keputusan; Membantu menyiapkan surat, email, laporan, presentasi, dan dokumen bisnis; Mengelola komunikasi masuk kepada Direktur dan membantu menyaring hal-hal berdasarkan tingkat prioritas; Membantu mengatur perjalanan dinas, tiket, hotel, transportasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya; Menjaga kerapian dokumen, arsip, kontak, dan informasi penting milik Direktur; Menangani informasi perusahaan dan Direktur dengan penuh kerahasiaan; Menjadi penghubung antara Direktur dengan departemen internal serta pihak eksternal; Membantu pekerjaan administratif maupun tugas khusus lainnya sesuai kebutuhan Direktur.
Kualifikasi: Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan; Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, atau posisi sejenis; Terbiasa mendampingi Direktur, pemilik perusahaan, atau senior management menjadi nilai tambah; Wajib memiliki SIM A aktif dan mahir mengemudikan mobil; Mampu mengemudikan mobil matic maupun manual; Bersedia mengemudikan kendaraan untuk mendampingi Direktur dalam kegiatan dan perjalanan dinas, baik dalam maupun luar kota; Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik; Sangat rapi, teliti, disiplin, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik; Cepat memahami instruksi serta mampu menentukan prioritas pekerjaan; Proaktif dan memiliki kemampuan follow-up yang kuat; Mampu bekerja dengan cepat dalam situasi yang dinamis; Mampu menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan perusahaan; Menguasai Microsoft Office, terutama Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan kalender digital; Terbiasa menggunakan WhatsApp, email, Google Calendar atau Microsoft Calendar, dan aplikasi administrasi lainnya; Memiliki kemampuan Bahasa Inggris atau Mandarin menjadi nilai tambah.
Tanggung jawab
- Kami sedang mencari Personal Assistant to Director yang profesional, cekatan, rapi, dan memiliki kemampuan koordinasi yang kuat untuk mendukung aktivitas harian Direktur
- Posisi ini bertanggung jawab membantu Direktur dalam mengatur agenda, menindaklanjuti pekerjaan, mempersiapkan rapat, mengoordinasikan komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal, serta memastikan setiap instruksi dan agenda Direktur dapat terlaksan
- Kami mencari kandidat yang tidak hanya menunggu instruksi, tetapi juga mampu mengingatkan, mengantisipasi kebutuhan, melakukan follow-up, dan membantu Direktur bekerja secara lebih efektif
- Mengatur dan mengelola jadwal harian, rapat, kunjungan, perjalanan dinas, dan agenda Direktur
- Mengingatkan Direktur mengenai agenda, deadline, janji temu, dan pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti
- Menyusun daftar prioritas dan memastikan setiap instruksi Direktur diteruskan kepada PIC terkait
- Melakukan follow-up pekerjaan kepada manager, kepala divisi, staf, vendor, customer, dan pihak eksternal lainnya
- Mempersiapkan kebutuhan rapat, termasuk jadwal, undangan, dokumen, data pendukung, dan notulen
- Mendampingi Direktur dalam kunjungan kerja dan perjalanan dinas
- Membuat rangkuman hasil rapat serta memantau progres tindak lanjut dari setiap keputusan
- Membantu menyiapkan surat, email, laporan, presentasi, dan dokumen bisnis
- Mengelola komunikasi masuk kepada Direktur dan membantu menyaring hal-hal berdasarkan tingkat prioritas
- Membantu mengatur perjalanan dinas, tiket, hotel, transportasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya
- Menjaga kerapian dokumen, arsip, kontak, dan informasi penting milik Direktur
- Menangani informasi perusahaan dan Direktur dengan penuh kerahasiaan
- Menjadi penghubung antara Direktur dengan departemen internal serta pihak eksternal
- Membantu pekerjaan administratif maupun tugas khusus lainnya sesuai kebutuhan Direktur
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, atau posisi sejenis
- Terbiasa mendampingi Direktur, pemilik perusahaan, atau senior management menjadi nilai tambah
- Wajib memiliki SIM A aktif dan mahir mengemudikan mobil
- Mampu mengemudikan mobil matic maupun manual
- Bersedia mengemudikan kendaraan untuk mendampingi Direktur dalam kegiatan dan perjalanan dinas, baik dalam maupun luar kota
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik
- Sangat rapi, teliti, disiplin, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik
- Cepat memahami instruksi serta mampu menentukan prioritas pekerjaan
- Proaktif dan memiliki kemampuan follow-up yang kuat
- Mampu bekerja dengan cepat dalam situasi yang dinamis
- Mampu menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan perusahaan
- Menguasai Microsoft Office, terutama Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan kalender digital
- Terbiasa menggunakan WhatsApp, email, Google Calendar atau Microsoft Calendar, dan aplikasi administrasi lainnya
- Memiliki kemampuan Bahasa Inggris atau Mandarin menjadi nilai tambah
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Gaji
- Negosiasi