Deskripsi pekerjaan
Bergabunglah bersama kami di posisi Admin Specialist untuk menjadi pilar kesuksesan tim dan kembangkan karier cemerlang Anda. Peran ini menuntut Anda untuk mengelola administrasi perkantoran secara menyeluruh, mulai dari menerima, memeriksa, dan memproses pesanan penjualan dari tim sales atau pelanggan, hingga menyiapkan dokumen penunjang seperti invoice, surat jalan, purchase order, serta penawaran harga. Anda juga akan berkoordinasi erat dengan bagian gudang, tim logistik, dan keuangan guna memastikan kelancaran pengiriman barang, pembaruan data pelanggan, serta rekapan piutang. Selain itu, Anda bertindak sebagai titik kontak administratif bagi pelanggan untuk menangani berbagai pertanyaan maupun keluhan, serta menyusun laporan penjualan berkala guna mendukung evaluasi manajemen. Posisi ini membutuhkan individu yang teliti, cekatan, dan mampu bekerja dengan data angka di tengah dinamika kerja yang cepat.
Tanggung jawab: Menerima, memeriksa, dan memproses pesanan penjualan ( sales order ) dari tim sales atau pelanggan; Menyiapkan dokumen penunjang penjualan seperti Invoice , Surat Jalan (Delivery Order), Purchase Order (PO), dan Quotation (penawaran harga); Berkoordinasi dengan bagian gudang ( warehouse ) dan tim logistik/vendor ekspedisi untuk memastikan pengiriman barang ke pelanggan tepat waktu sesuai jadwal; Memantau status pengiriman barang hingga diterima dengan baik oleh pelanggan dan melaporkan jika ada kendala; Membuat laporan penjualan berkala (harian, mingguan, atau bulanan) untuk bahan evaluasi manajemen dan tim sales; Mengelola dan memperbarui data pelanggan ( database customer ) serta rekapitulasi piutang/pembayaran bekerja sama dengan bagian keuangan ( finance/accounting ); Menjadi titik kontak administratif bagi pelanggan untuk menangani pertanyaan seputar status pesanan, ketersediaan produk, atau keluhan administratif; Mendukung kelancaran komunikasi internal antara tim sales , keuangan, dan operasional lapangan; Pengelolaan Dokumen & Transaksi Penjualan:; Koordinasi Pengiriman & Logistik:; Rekapitulasi Data & Pelaporan:; Layanan Pelanggan & Dukungan Komunikasi:.
Kualifikasi: Pendidikan: Minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan (diutamakan Administrasi Perkantoran, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait); Minimal 1 tahun pengalaman di posisi yang sama (sebagai Sales Admin , Admin Operasional , atau Data Entry ); Fresh graduate dengan kemampuan administratif yang kuat dipersilakan melamar; Menguasai pengoperasian komputer, terutama Microsoft Office (Excel tingkat mahir sangat diutamakan, seperti VLOOKUP, HLOOKUP, Pivot Table ); Terbiasa menggunakan sistem ERP, CRM, atau software akuntansi dasar menjadi nilai tambah; Memiliki tingkat ketelitian ( attention to detail ) yang tinggi, rapi, dan terbiasa bekerja dengan data angka; Kemampuan komunikasi yang baik, ramah, dan cekatan; Mampu bekerja di bawah tekanan, memiliki manajemen waktu yang baik, serta tanggap dalam menghadapi dinamika kerja tim sales; Pengalaman Kerja:; Keahlian Teknis (Hard Skills):; Keahlian Pendukung (Soft Skills):.
Tanggung jawab
- Menerima, memeriksa, dan memproses pesanan penjualan ( sales order ) dari tim sales atau pelanggan
- Menyiapkan dokumen penunjang penjualan seperti Invoice , Surat Jalan (Delivery Order), Purchase Order (PO), dan Quotation (penawaran harga)
- Berkoordinasi dengan bagian gudang ( warehouse ) dan tim logistik/vendor ekspedisi untuk memastikan pengiriman barang ke pelanggan tepat waktu sesuai jadwal
- Memantau status pengiriman barang hingga diterima dengan baik oleh pelanggan dan melaporkan jika ada kendala
- Membuat laporan penjualan berkala (harian, mingguan, atau bulanan) untuk bahan evaluasi manajemen dan tim sales
- Mengelola dan memperbarui data pelanggan ( database customer ) serta rekapitulasi piutang/pembayaran bekerja sama dengan bagian keuangan ( finance/accounting )
- Menjadi titik kontak administratif bagi pelanggan untuk menangani pertanyaan seputar status pesanan, ketersediaan produk, atau keluhan administratif
- Mendukung kelancaran komunikasi internal antara tim sales , keuangan, dan operasional lapangan
- Pengelolaan Dokumen & Transaksi Penjualan:
- Koordinasi Pengiriman & Logistik:
- Rekapitulasi Data & Pelaporan:
- Layanan Pelanggan & Dukungan Komunikasi:
Kualifikasi
- Pendidikan: Minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan (diutamakan Administrasi Perkantoran, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait)
- Minimal 1 tahun pengalaman di posisi yang sama (sebagai Sales Admin , Admin Operasional , atau Data Entry )
- Fresh graduate dengan kemampuan administratif yang kuat dipersilakan melamar
- Menguasai pengoperasian komputer, terutama Microsoft Office (Excel tingkat mahir sangat diutamakan, seperti VLOOKUP, HLOOKUP, Pivot Table )
- Terbiasa menggunakan sistem ERP, CRM, atau software akuntansi dasar menjadi nilai tambah
- Memiliki tingkat ketelitian ( attention to detail ) yang tinggi, rapi, dan terbiasa bekerja dengan data angka
- Kemampuan komunikasi yang baik, ramah, dan cekatan
- Mampu bekerja di bawah tekanan, memiliki manajemen waktu yang baik, serta tanggap dalam menghadapi dinamika kerja tim sales
- Pengalaman Kerja:
- Keahlian Teknis (Hard Skills):
- Keahlian Pendukung (Soft Skills):
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- D3
- Gaji
- Negosiasi