Deskripsi pekerjaan
Staff Implant (Export Import) bertanggung jawab untuk memantau kelancaran shipment Impor & Ekspor, menangani kepabeanan (Customs Clearance), dokumentasi, customer handling, serta melakukan koordinasi intensif agar seluruh proses berjalan tepat waktu dan sesuai prosedur perusahaan.
Tanggung jawab: Export & Import Operation; Melakukan pengecekan planning shipment kepada Planner dan melakukan booking DO kepada Shipping Line; Menerima dan memproses order Import & Export untuk kemudian dilakukan handover kepada Operations; Melakukan monitoring proses shipment Import & Export serta memastikan shipment berjalan sesuai schedule; Melakukan pengecekan jadwal Export Shipping Line dan update shipment secara berkala; Mengatur trucking untuk cargo Import dan Export bersama internal team; Melakukan booking AWB untuk pengiriman melalui FedEx & DHL Express, baik DG maupun Non-DG; Melakukan koordinasi dengan Forwarder, Shipping Line, Courier, Trucking, Customer, Sales, dan Operations; Export Documentation; Melakukan pengecekan Draft NPE/PEB dan memastikan data sesuai dengan dokumen shipment; Melakukan pengecekan COO/COO DSKV dan dokumen Export lainnya; Melakukan pengecekan B/L Export serta kelengkapan dokumen pendukung; Mengatur pengiriman dokumen Export melalui courier; Menyiapkan dan membagikan dokumen untuk kebutuhan stuffing Export Factory & NDC; Membuat dan mengirimkan Pre-Alert kepada pihak terkait; Import & Customs Clearance; Menyiapkan Data SKI BPOM (Surat Keterangan Impor); Menyiapkan Data LS (Laporan Surveyor); Melakukan pelaporan realisasi Import – Angka Pengenal Importir-Produsen (API-P) melalui sistem INATRADE; Menyiapkan dokumen Customs Clearance seperti Surat Kuasa DO, Surat Kuasa Customs Clearance, Keabsahan Invoice, VD, dan dokumen pendukung lainnya; Melakukan pengecekan PIB DHL , termasuk Billing Respond dan Final PIB; Melakukan koordinasi dan sharing dokumen Import kepada Rina/Forwarder; Melakukan request COA kepada pihak terkait apabila diperlukan; Memastikan kelengkapan dokumen Import sebelum proses shipment berjalan; Customer Handling & Shipment Monitoring; Memberikan informasi kepada customer terkait shipment status, Customs Clearance status, dan shipment exception; Menangani customer inquiries dan berkoordinasi dengan Sales Team untuk penyelesaiannya; Bertindak sebagai key contact untuk customer yang telah dialokasikan; Melakukan update EXIM report setiap hari; Melakukan update Export & Direct Report setiap hari; Melakukan update report untuk New Forwarder; Melakukan update Tracker & Schedule minimal 2 kali seminggu; Melakukan monitoring dan follow-up terhadap shipment yang mengalami delay, exception, atau outstanding document; Invoicing & Finance Coordination; Melakukan proses invoicing sesuai dengan shipment dan service yang telah dilakukan; Mengirimkan tagihan actual kepada PIC terkait dan melakukan follow-up PO & GR; Mengirimkan invoice Liner kepada Finance beserta supporting documents; Mengirimkan invoice DGF kepada Finance beserta supporting documents; Mengirimkan invoice Intertek kepada Finance beserta supporting documents; Mengirimkan invoice COO DSKV kepada Finance beserta supporting documents; Mengirimkan invoice FedEx & DHL Express kepada Finance beserta supporting documents; Memastikan dokumen pendukung invoice lengkap dan sesuai sebelum disampaikan kepada Finance; Melakukan follow-up terhadap invoice atau billing yang masih outstanding; Reporting & Administration; Membuat dan meng-update Import Report; Melakukan update report New Forwarder; Melakukan update Tracker & Schedule 2 kali dalam seminggu; Menyusun Accrual & Outstanding Report setiap bulan; Melakukan filing dan dokumentasi seluruh dokumen shipment secara sistematis; Memastikan seluruh data dan dokumen shipment terdokumentasi secara akurat dan mudah ditelusuri; Coordination & Customer Support; Berkoordinasi dengan Customer, Sales, Operations, Finance, Planner, Shipping Line, Forwarder, Customs, Surveyor, Courier, dan Vendor; Menangani kebutuhan customer terkait proses Export & Import; Menangani customer request terkait Go Green topics; Memastikan komunikasi dan follow-up antar pihak berjalan efektif untuk mendukung kelancaran operasional.
Kualifikasi: Minimal D3/S1 dari jurusan Logistik, Manajemen, Supply Chain Management, Transportasi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait; Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang Freight Forwarding, Export-Import, Logistics, Shipping, Customer Service Logistics, atau Customs Clearance; Pengalaman sebagai Implant/Customer Service Forwarder menjadi nilai tambah.Memahami proses Export & Import dan alur shipment internasional; Memahami proses Customs Clearance dan dokumen kepabeanan; Memahami dokumen PEB/NPE, PIB, B/L, COO, AWB, DO, Invoice, Packing List, SKI BPOM, Laporan Surveyor, COA , dan dokumen pendukung lainnya; Memahami proses booking DO, shipping line, stuffing, trucking, courier, dan delivery; Memahami proses invoicing dan dokumen pendukung PO, GR, billing, accrual, dan outstanding; Familiar dengan INATRADE, CW1, tracking system , atau sistem operasional/logistik lainnya menjadi nilai tambah; Mampu menggunakan Microsoft Office , khususnya Excel dan Word.
Tanggung jawab
- Export & Import Operation
- Melakukan pengecekan planning shipment kepada Planner dan melakukan booking DO kepada Shipping Line
- Menerima dan memproses order Import & Export untuk kemudian dilakukan handover kepada Operations
- Melakukan monitoring proses shipment Import & Export serta memastikan shipment berjalan sesuai schedule
- Melakukan pengecekan jadwal Export Shipping Line dan update shipment secara berkala
- Mengatur trucking untuk cargo Import dan Export bersama internal team
- Melakukan booking AWB untuk pengiriman melalui FedEx & DHL Express, baik DG maupun Non-DG
- Melakukan koordinasi dengan Forwarder, Shipping Line, Courier, Trucking, Customer, Sales, dan Operations
- Export Documentation
- Melakukan pengecekan Draft NPE/PEB dan memastikan data sesuai dengan dokumen shipment
- Melakukan pengecekan COO/COO DSKV dan dokumen Export lainnya
- Melakukan pengecekan B/L Export serta kelengkapan dokumen pendukung
- Mengatur pengiriman dokumen Export melalui courier
- Menyiapkan dan membagikan dokumen untuk kebutuhan stuffing Export Factory & NDC
- Membuat dan mengirimkan Pre-Alert kepada pihak terkait
- Import & Customs Clearance
- Menyiapkan Data SKI BPOM (Surat Keterangan Impor)
- Menyiapkan Data LS (Laporan Surveyor)
- Melakukan pelaporan realisasi Import – Angka Pengenal Importir-Produsen (API-P) melalui sistem INATRADE
- Menyiapkan dokumen Customs Clearance seperti Surat Kuasa DO, Surat Kuasa Customs Clearance, Keabsahan Invoice, VD, dan dokumen pendukung lainnya
- Melakukan pengecekan PIB DHL , termasuk Billing Respond dan Final PIB
- Melakukan koordinasi dan sharing dokumen Import kepada Rina/Forwarder
- Melakukan request COA kepada pihak terkait apabila diperlukan
- Memastikan kelengkapan dokumen Import sebelum proses shipment berjalan
- Customer Handling & Shipment Monitoring
- Memberikan informasi kepada customer terkait shipment status, Customs Clearance status, dan shipment exception
- Menangani customer inquiries dan berkoordinasi dengan Sales Team untuk penyelesaiannya
- Bertindak sebagai key contact untuk customer yang telah dialokasikan
- Melakukan update EXIM report setiap hari
- Melakukan update Export & Direct Report setiap hari
- Melakukan update report untuk New Forwarder
- Melakukan update Tracker & Schedule minimal 2 kali seminggu
- Melakukan monitoring dan follow-up terhadap shipment yang mengalami delay, exception, atau outstanding document
- Invoicing & Finance Coordination
- Melakukan proses invoicing sesuai dengan shipment dan service yang telah dilakukan
- Mengirimkan tagihan actual kepada PIC terkait dan melakukan follow-up PO & GR
- Mengirimkan invoice Liner kepada Finance beserta supporting documents
- Mengirimkan invoice DGF kepada Finance beserta supporting documents
- Mengirimkan invoice Intertek kepada Finance beserta supporting documents
- Mengirimkan invoice COO DSKV kepada Finance beserta supporting documents
- Mengirimkan invoice FedEx & DHL Express kepada Finance beserta supporting documents
- Memastikan dokumen pendukung invoice lengkap dan sesuai sebelum disampaikan kepada Finance
- Melakukan follow-up terhadap invoice atau billing yang masih outstanding
- Reporting & Administration
- Membuat dan meng-update Import Report
- Melakukan update report New Forwarder
- Melakukan update Tracker & Schedule 2 kali dalam seminggu
- Menyusun Accrual & Outstanding Report setiap bulan
- Melakukan filing dan dokumentasi seluruh dokumen shipment secara sistematis
- Memastikan seluruh data dan dokumen shipment terdokumentasi secara akurat dan mudah ditelusuri
- Coordination & Customer Support
- Berkoordinasi dengan Customer, Sales, Operations, Finance, Planner, Shipping Line, Forwarder, Customs, Surveyor, Courier, dan Vendor
- Menangani kebutuhan customer terkait proses Export & Import
- Menangani customer request terkait Go Green topics
- Memastikan komunikasi dan follow-up antar pihak berjalan efektif untuk mendukung kelancaran operasional
Kualifikasi
- Minimal D3/S1 dari jurusan Logistik, Manajemen, Supply Chain Management, Transportasi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang Freight Forwarding, Export-Import, Logistics, Shipping, Customer Service Logistics, atau Customs Clearance
- Pengalaman sebagai Implant/Customer Service Forwarder menjadi nilai tambah.Memahami proses Export & Import dan alur shipment internasional
- Memahami proses Customs Clearance dan dokumen kepabeanan
- Memahami dokumen PEB/NPE, PIB, B/L, COO, AWB, DO, Invoice, Packing List, SKI BPOM, Laporan Surveyor, COA , dan dokumen pendukung lainnya
- Memahami proses booking DO, shipping line, stuffing, trucking, courier, dan delivery
- Memahami proses invoicing dan dokumen pendukung PO, GR, billing, accrual, dan outstanding
- Familiar dengan INATRADE, CW1, tracking system , atau sistem operasional/logistik lainnya menjadi nilai tambah
- Mampu menggunakan Microsoft Office , khususnya Excel dan Word
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- D3
- Gaji
- Negosiasi