Deskripsi pekerjaan
Perusahaan mencari Sales Admin yang teliti, terorganisir, dan sigap untuk mengelola alur transaksi penjualan dari tahap penerimaan order hingga proses penagihan. Posisi ini memegang peran krusial dalam memastikan administrasi penjualan berjalan lancar dan terkoordinasi dengan baik antara tim lapangan, gudang, dan bagian keuangan. Ruang lingkup pekerjaan mencakup pemrosesan Purchase Order (PO) ke dalam sistem, pengecekan ketersediaan stok dan penerbitan Surat Jalan, penyiapan invoice serta dokumen pajak, pencatatan retur dan bukti terima barang, serta penanganan pertanyaan pelanggan via telepon atau email secara cepat. Selain itu, posisi ini bertanggung jawab menyusun laporan penjualan harian dan mingguan serta melakukan rekonsiliasi dan follow-up penagihan secara berkala.
Tanggung jawab: Pemrosesan Order & Dokumentasi:; Menerima dan menginput Purchase Order (PO) ke sistem Odoo di hari yang sama, serta memeriksa kesesuaian SKU, kuantitas, harga, dan termin pembayaran; Mengecek ketersediaan stok, menerbitkan Surat Jalan (DO) ke gudang, dan menyiapkan Invoice beserta data Faktur Pajak untuk tim Accounting; Mencatat selisih pengiriman (retur atau barang kurang) beserta alasannya, serta mengumpulkan dan merapikan bukti terima barang (GRN / Tanda Tangan); Layanan Pelanggan & Laporan Penjualan:; Merespons pertanyaan customer terkait status pengiriman dan order pada hari yang sama via WhatsApp atau Email; Menyusun rekap harian performa tim sales lapangan serta laporan mingguan pemenuhan order ( fill rate ) per customer dan SKU; Penagihan & Rekonsiliasi:; Mengirimkan pengingat pembayaran secara sopan via WhatsApp atau Email, mencatat janji bayar, dan memantau tagihan yang belum dibayar; Melakukan rekonsiliasi bulanan (PO, DO, Invoice, dan pembayaran) bersama tim Accounting, serta mendata customer yang sudah tidak aktif.
Kualifikasi: Persyaratan Utama (Wajib):; Pendidikan minimal SMK, D3, atau S1 (jurusan Akuntansi, Administrasi Bisnis, atau Manajemen lebih disukai); Pengalaman kerja minimal 1–2 tahun sebagai Sales Admin, Order Admin, atau Billing Admin (diutamakan dari industri FMCG atau Makanan/Minuman); Menguasai Microsoft Excel (rumus dasar, SUMIF, VLOOKUP / XLOOKUP, dan Pivot Table sederhana); Teliti terhadap detail angka dan dokumen, serta memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik via WhatsApp dan Email; Jujur, rapi, terbiasa dengan tenggat waktu harian, dan dapat dipercaya memegang data transaksi; Nilai Tambah (Preferred):; Memiliki pengalaman mengoperasikan ERP Odoo atau software akuntansi/ERP lainnya (seperti Accurate, SAP, dll.); Memahami dasar-dasar Faktur Pajak; Berpengalaman melakukan follow-up penagihan dengan cara yang sopan dan tetap menjaga hubungan baik dengan customer.
Tanggung jawab
- Pemrosesan Order & Dokumentasi:
- Menerima dan menginput Purchase Order (PO) ke sistem Odoo di hari yang sama, serta memeriksa kesesuaian SKU, kuantitas, harga, dan termin pembayaran
- Mengecek ketersediaan stok, menerbitkan Surat Jalan (DO) ke gudang, dan menyiapkan Invoice beserta data Faktur Pajak untuk tim Accounting
- Mencatat selisih pengiriman (retur atau barang kurang) beserta alasannya, serta mengumpulkan dan merapikan bukti terima barang (GRN / Tanda Tangan)
- Layanan Pelanggan & Laporan Penjualan:
- Merespons pertanyaan customer terkait status pengiriman dan order pada hari yang sama via WhatsApp atau Email
- Menyusun rekap harian performa tim sales lapangan serta laporan mingguan pemenuhan order ( fill rate ) per customer dan SKU
- Penagihan & Rekonsiliasi:
- Mengirimkan pengingat pembayaran secara sopan via WhatsApp atau Email, mencatat janji bayar, dan memantau tagihan yang belum dibayar
- Melakukan rekonsiliasi bulanan (PO, DO, Invoice, dan pembayaran) bersama tim Accounting, serta mendata customer yang sudah tidak aktif
Kualifikasi
- Persyaratan Utama (Wajib):
- Pendidikan minimal SMK, D3, atau S1 (jurusan Akuntansi, Administrasi Bisnis, atau Manajemen lebih disukai)
- Pengalaman kerja minimal 1–2 tahun sebagai Sales Admin, Order Admin, atau Billing Admin (diutamakan dari industri FMCG atau Makanan/Minuman)
- Menguasai Microsoft Excel (rumus dasar, SUMIF, VLOOKUP / XLOOKUP, dan Pivot Table sederhana)
- Teliti terhadap detail angka dan dokumen, serta memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik via WhatsApp dan Email
- Jujur, rapi, terbiasa dengan tenggat waktu harian, dan dapat dipercaya memegang data transaksi
- Nilai Tambah (Preferred):
- Memiliki pengalaman mengoperasikan ERP Odoo atau software akuntansi/ERP lainnya (seperti Accurate, SAP, dll.)
- Memahami dasar-dasar Faktur Pajak
- Berpengalaman melakukan follow-up penagihan dengan cara yang sopan dan tetap menjaga hubungan baik dengan customer
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Contract
- Pendidikan
- SMA/SMK
- Gaji
- Negosiasi