Deskripsi pekerjaan
Posisi ini bertanggung jawab dalam memberikan dukungan administratif, operasional, dan logistik yang komprehensif bagi Departemen EPM di PT Vale Indonesia Tbk Site Sorowako. Anda akan berperan penting dalam memastikan kelancaran kegiatan departemen, mulai dari administrasi proyek hingga koordinasi logistik. Tanggung jawab Anda mencakup perencanaan acara lingkungan, penanganan administrasi pengunjung, pengaturan perjalanan dinas, hingga pengelolaan dokumen keuangan seperti pengajuan uang muka dan faktur. Anda diharapkan mampu bekerja secara sistematis, mengoordinasikan kebutuhan proyek dengan pihak internal maupun eksternal, serta memantau perkembangan kegiatan proyek secara profesional.
Tanggung jawab: Merencanakan dan mempersiapkan acara lingkungan yang berkaitan dengan PROPER dan kampanye lingkungan lainnya; Menangani administrasi pengunjung (hal-hal terkait badging/kartu pengunjung, akomodasi, transportasi, dan makan); Mengatur perjalanan Dinas Departemen EPM, berurusan dengan agen perjalanan, atau memesan penerbangan dan akomodasi secara langsung; Membuat pengajuan uang muka (cash advance) serta melakukan penutupan (closing) uang muka tersebut; Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk PROPER dan dokumen terkait; Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk faktur (invoice) dan pembayaran SES; Mempersiapkan formulir Gift & Hospitality (GH) dan menindaklanjuti hingga proses selesai; Menghubungkan/berkoordinasi dengan departemen HR dan CMT dalam hal kehadiran karyawan, lembar kerja (timesheet), dan lembur; Asisten Tamu (administrasi atau mengantar langsung) untuk Departemen EPM selama Kunjungan Lapangan (Site Visit); Bersedia ditempatkan di PT Vale Indonesia Tbk Site Sorowako.
Kualifikasi: Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang yang relevan; Minimal Pengalaman 0–2 tahun di bidang administrasi proyek, administrasi, event/project support, atau pekerjaan koordinasi menjadi nilai tambah; Memiliki Sertifikasi/pelatihan Project Management/Project Administration, Document Control, dan K3 Dasar menjadi nilai tambah; Mampu melaksanakan administrasi serta mengelola dokumen dan data proyek secara sistematis sesuai prosedur dan kebutuhan pekerjaan; Mampu mengoordinasikan kegiatan dan kebutuhan proyek dengan pihak internal maupun eksternal sesuai arahan dan ruang lingkup pekerjaan; Mampu menyiapkan dan mengoordinasikan pelaksanaan audit, site visit, meeting, FGD, training, dan kegiatan lapangan sesuai kebutuhan proyek; Mampu memperbarui jadwal, mencatat aktivitas, dan memantau perkembangan kegiatan proyek berdasarkan informasi yang diterima; Mampu mengumpulkan informasi, menyusun laporan kegiatan, melakukan tindak lanjut, serta menangani kebutuhan pihak terkait secara profesional sesuai arahan; Diutamakan domisili Luwu Timur, Sulawesi Selatan.
Tanggung jawab
- Merencanakan dan mempersiapkan acara lingkungan yang berkaitan dengan PROPER dan kampanye lingkungan lainnya
- Menangani administrasi pengunjung (hal-hal terkait badging/kartu pengunjung, akomodasi, transportasi, dan makan)
- Mengatur perjalanan Dinas Departemen EPM, berurusan dengan agen perjalanan, atau memesan penerbangan dan akomodasi secara langsung
- Membuat pengajuan uang muka (cash advance) serta melakukan penutupan (closing) uang muka tersebut
- Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk PROPER dan dokumen terkait
- Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk faktur (invoice) dan pembayaran SES
- Mempersiapkan formulir Gift & Hospitality (GH) dan menindaklanjuti hingga proses selesai
- Menghubungkan/berkoordinasi dengan departemen HR dan CMT dalam hal kehadiran karyawan, lembar kerja (timesheet), dan lembur
- Asisten Tamu (administrasi atau mengantar langsung) untuk Departemen EPM selama Kunjungan Lapangan (Site Visit)
- Bersedia ditempatkan di PT Vale Indonesia Tbk Site Sorowako
Kualifikasi
- Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang yang relevan
- Minimal Pengalaman 0–2 tahun di bidang administrasi proyek, administrasi, event/project support, atau pekerjaan koordinasi menjadi nilai tambah
- Memiliki Sertifikasi/pelatihan Project Management/Project Administration, Document Control, dan K3 Dasar menjadi nilai tambah
- Mampu melaksanakan administrasi serta mengelola dokumen dan data proyek secara sistematis sesuai prosedur dan kebutuhan pekerjaan
- Mampu mengoordinasikan kegiatan dan kebutuhan proyek dengan pihak internal maupun eksternal sesuai arahan dan ruang lingkup pekerjaan
- Mampu menyiapkan dan mengoordinasikan pelaksanaan audit, site visit, meeting, FGD, training, dan kegiatan lapangan sesuai kebutuhan proyek
- Mampu memperbarui jadwal, mencatat aktivitas, dan memantau perkembangan kegiatan proyek berdasarkan informasi yang diterima
- Mampu mengumpulkan informasi, menyusun laporan kegiatan, melakukan tindak lanjut, serta menangani kebutuhan pihak terkait secara profesional sesuai arahan
- Diutamakan domisili Luwu Timur, Sulawesi Selatan
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Contract
- Pendidikan
- D3
- Gaji
- Rp 6.000.000 – Rp 6.500.000 per month