Deskripsi pekerjaan
Mendukung proses klaim secara end-to-end dengan memastikan validasi data, kepatuhan terhadap perjanjian, serta pembuatan memo kredit yang akurat untuk memastikan proses klaim berjalan tepat, transparan, dan mendukung efektivitas program promosi.
Tanggung jawab: Membantu tim Sales dalam penyusunan dokumen awal kerja sama seperti; Surat Kerja Sama Promosi (Promo Agreement), Listing Agreement, Term of Payment (TOP) dan Deal Sheet/Deal Form; Memastikan seluruh dokumen sudah lengkap, sesuai periode, dan ditandatangani seluruh pihak; Mengarsipkan dokumen sebagai dasar legal untuk proses claim; Menerima dokumen claim dari distributor atau MT (berkas fisik/digital); Memeriksa kelengkapan seperti invoice, bukti aktivitas (Foto, Berita Acara), Program yang diklaim sesuai Surat Kerja sama Promosi, Periode & nominal sesuai kesepakatan, dan lain lain; Melakukan verifikasi awal dan menghubungi distributor jika ada kekurangan dokumen; Melakukan rekonsiliasi antara data yang diajukan distributor dengan data principal; Promo yang terealisasi, Perhitungan benefit (discount, listing, display fee, sell out reward, dsb.), Achievement program; Mengidentifikasi perbedaan atau selisih nilai yang perlu diklarifikasi; Membuat rangkuman klaim (summary report) untuk diajukan ke tim Sales dan tim Finance; Menyiapkan supporting document lengkap untuk proses approval; Meng-update status claim secara berkala hingga final approval; Membuat Memo Kredit setelah claim dinyatakan valid dan sesuai hasil recon; Memastikan memo kredit digunakan sebagai dasar pengurangan piutang distributor dan menjadi catatan kompensasi promo oleh bagian akuntansi; Memastikan detail program, periode, dan nilai sudah benar sesuai dokumen final; Menginput memo kredit sesuai prosedur perusahaan; Mengarsipkan seluruh dokumen klaim, perjanjian, memo kredit, dan dokumen pendukung lainnya secara teratur untuk kebutuhan audit; Memastikan dokumen tersimpan dengan rapi, lengkap, dan mudah ditelusuri sesuai periode; Administrasi & Persiapan Kerja Sama Promosi; Penerimaan & Verifikasi Klaim; Rekonsiliasi Klaim; Approval Proses; Pembuatan Memo Kredit; Pengarsipan Dokumen Klaim.
Kualifikasi: Bachelor’s Degree in Business Administration, Accounting, Finance, or related fields; Memiliki pengalaman 1–2 tahun administrasi; Teliti, detail-oriented, dan memiliki kemampuan analisis yang baik; Mampu bekerja dengan data dalam jumlah besar secara akurat Kemampuan komunikasi yang baik, khususnya dalam koordinasi dengan Sales, Finance, dan distributor; Menguasai Microsoft Excel (VLOOKUP, pivot table, basic formulas); Mampu menyiapkan laporan dan dokumentasi secara terstruktur; Proaktif, cepat tanggap, dan mampu memenuhi deadline; Disiplin dan memiliki integritas tinggi dalam mengelola dokumen keuangan; Mampu bekerja dalam lingkungan yang cepat dan dinamis.
Tanggung jawab
- Membantu tim Sales dalam penyusunan dokumen awal kerja sama seperti; Surat Kerja Sama Promosi (Promo Agreement), Listing Agreement, Term of Payment (TOP) dan Deal Sheet/Deal Form
- Memastikan seluruh dokumen sudah lengkap, sesuai periode, dan ditandatangani seluruh pihak
- Mengarsipkan dokumen sebagai dasar legal untuk proses claim
- Menerima dokumen claim dari distributor atau MT (berkas fisik/digital)
- Memeriksa kelengkapan seperti invoice, bukti aktivitas (Foto, Berita Acara), Program yang diklaim sesuai Surat Kerja sama Promosi, Periode & nominal sesuai kesepakatan, dan lain lain
- Melakukan verifikasi awal dan menghubungi distributor jika ada kekurangan dokumen
- Melakukan rekonsiliasi antara data yang diajukan distributor dengan data principal; Promo yang terealisasi, Perhitungan benefit (discount, listing, display fee, sell out reward, dsb.), Achievement program
- Mengidentifikasi perbedaan atau selisih nilai yang perlu diklarifikasi
- Membuat rangkuman klaim (summary report) untuk diajukan ke tim Sales dan tim Finance
- Menyiapkan supporting document lengkap untuk proses approval
- Meng-update status claim secara berkala hingga final approval
- Membuat Memo Kredit setelah claim dinyatakan valid dan sesuai hasil recon
- Memastikan memo kredit digunakan sebagai dasar pengurangan piutang distributor dan menjadi catatan kompensasi promo oleh bagian akuntansi
- Memastikan detail program, periode, dan nilai sudah benar sesuai dokumen final
- Menginput memo kredit sesuai prosedur perusahaan
- Mengarsipkan seluruh dokumen klaim, perjanjian, memo kredit, dan dokumen pendukung lainnya secara teratur untuk kebutuhan audit
- Memastikan dokumen tersimpan dengan rapi, lengkap, dan mudah ditelusuri sesuai periode
- Administrasi & Persiapan Kerja Sama Promosi
- Penerimaan & Verifikasi Klaim
- Rekonsiliasi Klaim
- Approval Proses
- Pembuatan Memo Kredit
- Pengarsipan Dokumen Klaim
Kualifikasi
- Bachelor’s Degree in Business Administration, Accounting, Finance, or related fields
- Memiliki pengalaman 1–2 tahun administrasi
- Teliti, detail-oriented, dan memiliki kemampuan analisis yang baik
- Mampu bekerja dengan data dalam jumlah besar secara akurat Kemampuan komunikasi yang baik, khususnya dalam koordinasi dengan Sales, Finance, dan distributor
- Menguasai Microsoft Excel (VLOOKUP, pivot table, basic formulas)
- Mampu menyiapkan laporan dan dokumentasi secara terstruktur
- Proaktif, cepat tanggap, dan mampu memenuhi deadline
- Disiplin dan memiliki integritas tinggi dalam mengelola dokumen keuangan
- Mampu bekerja dalam lingkungan yang cepat dan dinamis
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Gaji
- Negosiasi