Deskripsi pekerjaan
Posisi Admin Gudang dan Operasional bertanggung jawab untuk mengelola seluruh administrasi penjualan, kontrol stok persediaan, penerimaan barang, hingga koordinasi pengiriman dan penanganan retur. Tugas utama meliputi validasi Purchase Order, penerbitan faktur dan invoice marketplace, pembaruan data stok masuk dan keluar, pengawasan area gudang, pencatatan resi pengiriman, serta penanganan barang retur dan sampel secara teliti dan akurat.
Tanggung jawab: Manajemen Dokumen & Administrasi Penjualan (Invoicing & PO); Memeriksa dan memvalidasi Purchase Order (PO): Mencocokkan harga di dokumen PO dengan pricelist berdasarkan nama pelanggan terkait; Penerbitan Dokumen: Menulis PO dan membuat pesanan penjualan, serta mencetak alamat pengiriman sesuai PO; Pembuatan Invoice:; Menerbitkan invoice untuk pesanan online (Tokopedia, Shopee, Dekoruma) melalui sistem, berdasarkan data yang ditarik langsung dari marketplace; Memastikan detail deskripsi (Nomor pesanan, nama pembeli, ekspedisi, dan alamat) terinput dengan akurat ke dalam sistem; Distribusi Dokumen: Mengirimkan scan Surat Jalan (SJ) dan resi pengiriman kepada pelanggan via Email atau WhatsApp; Kontrol Stok & Inventaris (Inventory Control); Pencatatan Stok Keluar: Melakukan update data barang keluar berdasarkan PO; Pencatatan Stok masuk: Menginput data barang datang berserta nomor SJ dan dokumentasi foto; Penerimaan & Pemeriksaan Barang (Inbound Monitoring); Penerimaan & Dokumentasi Barang Datang: Memeriksa kesesuaian jumlah dan kondisi fisik barang berdasarkan SJ, melakukan dokumentasi barang, serta mengonfirmasi jika ada detail barang yang tidak diketahui; Pengawasan Area: Memeriksa dan memastikan kebersihan serta keamanan lingkungan gudang secara berkala guna mencegah kerusakan atau kehilangan aset; Manajemen Pengiriman & Ekspedisi (Outbound Coordinator); Validasi Dokumen & Fisik Pengiriman: Memeriksa kesesuaian dokumen PO, Delivery Order (DO), dan Surat Jalan, serta mencocokkannya kembali dengan nomor dus dan jumlah koli barang fisik yang sudah dipacking sebelum diberangkatkan; Pencatatan Resi: Mencatat nomor resi, tanggal, nama ekspedisi, dan jumlah koli ke dalam invoice , serta memastikan sinkronisasi data antara catatan gudang dan resi; Pengelolaan Retur & Barang Sampel (Return Handling); Pemeriksaan Barang Retur: Memeriksa fisik barang retur. Jika ditemukan ketidaksesuaian, dilakukan dokumentasi foto dan koordinasi dengan tim terkait; Input Data Retur: Menginput data retur yang sudah valid dan mencocokkannya dengan data di sistem; Retur Sampel Sales: Menerima pengembalian barang sampel, mencocokkannya dengan SJ, dan menerbitkan dokumen pengembalian barang; Tarikan Barang: Memeriksa barang tarikan sesuai SJ, serta melakukan pembaruan status lokasi gudang.
Kualifikasi: Pendidikan minimal SMA; Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Gudang, Admin Logistik atau Admin Operasional; Menguasai Ms. Office (khususnya Excel) untuk pencatatan data, rumus dasar stok dengan baik; Mahir dan terbiasa menggunakan Sistem Inventaris / Sistem Akuntansi Perusahaan; Paham mengenai alur penjualan marketplace (Shopee, Tokopedia dll) menjadi nilai tambah; Teliti, detail, jujur, tanggap, dan memiliki inisiatif tinggi; Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim yang kolaboratif; Memiliki kemampuan komunikasi/koordinasi yang baik (melalui WhatsApp/Email).
Tanggung jawab
- Manajemen Dokumen & Administrasi Penjualan (Invoicing & PO)
- Memeriksa dan memvalidasi Purchase Order (PO): Mencocokkan harga di dokumen PO dengan pricelist berdasarkan nama pelanggan terkait
- Penerbitan Dokumen: Menulis PO dan membuat pesanan penjualan, serta mencetak alamat pengiriman sesuai PO
- Pembuatan Invoice:
- Menerbitkan invoice untuk pesanan online (Tokopedia, Shopee, Dekoruma) melalui sistem, berdasarkan data yang ditarik langsung dari marketplace
- Memastikan detail deskripsi (Nomor pesanan, nama pembeli, ekspedisi, dan alamat) terinput dengan akurat ke dalam sistem
- Distribusi Dokumen: Mengirimkan scan Surat Jalan (SJ) dan resi pengiriman kepada pelanggan via Email atau WhatsApp
- Kontrol Stok & Inventaris (Inventory Control)
- Pencatatan Stok Keluar: Melakukan update data barang keluar berdasarkan PO
- Pencatatan Stok masuk: Menginput data barang datang berserta nomor SJ dan dokumentasi foto
- Penerimaan & Pemeriksaan Barang (Inbound Monitoring)
- Penerimaan & Dokumentasi Barang Datang: Memeriksa kesesuaian jumlah dan kondisi fisik barang berdasarkan SJ, melakukan dokumentasi barang, serta mengonfirmasi jika ada detail barang yang tidak diketahui
- Pengawasan Area: Memeriksa dan memastikan kebersihan serta keamanan lingkungan gudang secara berkala guna mencegah kerusakan atau kehilangan aset
- Manajemen Pengiriman & Ekspedisi (Outbound Coordinator)
- Validasi Dokumen & Fisik Pengiriman: Memeriksa kesesuaian dokumen PO, Delivery Order (DO), dan Surat Jalan, serta mencocokkannya kembali dengan nomor dus dan jumlah koli barang fisik yang sudah dipacking sebelum diberangkatkan
- Pencatatan Resi: Mencatat nomor resi, tanggal, nama ekspedisi, dan jumlah koli ke dalam invoice , serta memastikan sinkronisasi data antara catatan gudang dan resi
- Pengelolaan Retur & Barang Sampel (Return Handling)
- Pemeriksaan Barang Retur: Memeriksa fisik barang retur. Jika ditemukan ketidaksesuaian, dilakukan dokumentasi foto dan koordinasi dengan tim terkait
- Input Data Retur: Menginput data retur yang sudah valid dan mencocokkannya dengan data di sistem
- Retur Sampel Sales: Menerima pengembalian barang sampel, mencocokkannya dengan SJ, dan menerbitkan dokumen pengembalian barang
- Tarikan Barang: Memeriksa barang tarikan sesuai SJ, serta melakukan pembaruan status lokasi gudang
Kualifikasi
- Pendidikan minimal SMA
- Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Gudang, Admin Logistik atau Admin Operasional
- Menguasai Ms. Office (khususnya Excel) untuk pencatatan data, rumus dasar stok dengan baik
- Mahir dan terbiasa menggunakan Sistem Inventaris / Sistem Akuntansi Perusahaan
- Paham mengenai alur penjualan marketplace (Shopee, Tokopedia dll) menjadi nilai tambah
- Teliti, detail, jujur, tanggap, dan memiliki inisiatif tinggi
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim yang kolaboratif
- Memiliki kemampuan komunikasi/koordinasi yang baik (melalui WhatsApp/Email)
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- SMA/SMK
- Gaji
- Rp 3.700.000 – Rp 4.000.000 per month
- Batas lamaran
- 06 November 2026